Zásady zpracování osobních údajů
A. Správce
Společnost Chrenek, Toman, Kotrba advokátní kancelář spol. s r.o. (dále jen „advokátní kancelář“), se sídlem Praha 1, Těšnov 1/1059, PSČ 11000, IČO: 28505913, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod sp. zn. C 146526, je ve smyslu tzv. Obecného nařízení o ochraně osobních údajů (2016/679; GDPR) správcem osobních údajů.
Advokátní kancelář chrání veškeré zpracovávané osobní údaje jako přísně důvěrné a nakládá s nimi v souladu s platnými a účinnými obecně závaznými právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů, jakož i dle zákona o advokacii.
Zásady zpracování osobních údajů informují subjekty údajů zejména o právním základu a účelech zpracování osobních údajů, o oprávněných zájmech správce na zpracování osobních údajů, o kategoriích zpracovávaných osobních údajů, době jejich uložení jakož i o možnostech a způsobech, jakým subjekty údajů mohou uplatnit svá práva na ochranu osobních údajů.
B. Právní základ a účely zpracování osobních údajů, oprávněné zájmy správce
Advokátní kancelář zpracovává osobní údaje zejména:
I. při poskytování právních služeb na základě smluv uzavřených s klienty advokátní kanceláře (včetně související komunikace s klienty a třetími osobami);
II. při komunikaci s uchazeči o zaměstnání v advokátní kanceláři;
III. v rámci pracovněprávních vztahů;
IV. při plnění závazkových právních vztahů s dodavateli advokátní kanceláře;
V. při plnění právních povinností advokátní kanceláře;
VI. při ochraně oprávněných zájmů advokátní kanceláře;
VII. při zasílání obecných právních a jiných obdobných informací a sdělení klientům advokátní kanceláře, resp. osobám, které o zasílání takových informací a sdělení advokátní kancelář požádaly, resp. s ním projevily svůj souhlas;
VIII. při jakékoli komunikaci subjektu údajů s advokátní kanceláří mimo výše uvedený rámec (I. – VII.).
Oprávněnými zájmy advokátní kanceláře jako správce jsou především zájem na řádném a bezpečném chodu advokátní kanceláře, na plnění uzavřených smluv (včetně zajištění adekvátní a aktuální právní informovanosti jejích klientů), resp. zájem na možnosti legitimního a efektivního uplatnění nároků z těchto smluv plynoucích.
C. Kategorie zpracovávaných osobních údajů
Advokátní kancelář zpracovává zejména následující kategorie osobních údajů:
I. identifikační údaje – jméno, příjmení, titul, datum narození, rodné číslo, IČO, DIČ apod.;
II. kontaktní údaje – adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa apod.;
III. finanční údaje – číslo bankovního účtu;
IV. údaje o vztahu subjektu údajů k advokátní kanceláři
V. údaje nezbytné pro plnění evidenčních a vykazovacích povinností advokátní kanceláře jako zaměstnavatele;
VI. údaje o kvalifikaci a pracovních zkušenostech subjektu údajů jako uchazeče o zaměstnání v advokátní kanceláři;
VII. údaje, které advokátní kanceláři poskytli její klienti nebo jejich právní zástupci v rámci plnění smlouvy o poskytování právních služeb;
VIII. jakékoli další, výše kategoricky nevymezené osobní údaje poskytnuté advokátní kanceláři subjektem údajů.
D. Doba uložení osobních údajů
Osobní údaje budou advokátní kanceláří zpracovávány po nezbytně nutnou dobu, přinejmenším však po dobu účinnosti smlouvy se subjektem údajů, resp. po dobu účinnosti závazkového právního vztahu, v souvislosti s nímž jsou osobní údaje subjektu údajů zpracovávány; déle budou osobní údaje zpracovávány za předpokladu, že to stanoví právní předpis, anebo odůvodňuje-li takové zpracování potřeba či potenciál úplného vypořádání nároků ze závazkového právního vztahu uzavřeného mezi advokátní kanceláří jako správcem a subjektem údajů, resp. třetí osobou, jsou-li v této souvislosti zpracovávány osobní údaje subjektu údajů.
E. Příjemci osobních údajů
S výjimkami ve smyslu čl. 4 odst. 9 Obecného nařízení o ochraně osobních údajů mohou být příjemci osobních údajů:
I. orgány veřejné moci, resp. subjekty pověřené plněním úkolů ve veřejném zájmu;
II. dodavatelé advokátní kanceláře v oblasti služeb informačních systémů, účetních, daňových a jiných služeb souvisejících s poskytováním právních služeb (např. spolupracující advokáti, znalci, tlumočníci, překladatelé apod.);
III. smluvní partneři advokátní kanceláře v rozsahu osobních údajů subjektu údajů, jejichž předání či sdílení s příjemcem je nezbytné a plyne z pracovněprávního či funkčního zařazení subjektu údajů v advokátní kanceláři;
IV. další příjemci dle potřeb a pokynů subjektu údajů / klienta.
F. Zabezpečení osobních údajů
Advokátní kancelář dbá na bezpečnost osobních údajů, které v rámci své činnosti získala. Byla přijata taková organizační a technická opatření, která tyto osobní údaje v elektronické i fyzické podobě s ohledem na závažnost jejich zpracování dostatečně ochrání před náhodným nebo protiprávním zničením, ztrátou, pozměňováním či neoprávněným zpřístupněním.
G. Práva subjektu údajů
Předpisy na ochranu osobních údajů přiznávají subjektům údajů následující práva:
I. právo na přístup k osobním údajům – subjekt údajů má právo od správce (advokátní kanceláře) získat informace o tom, zda zpracovává jeho osobní údaje, a pokud ano, o jaké údaje se jedná a jakým způsobem jsou zpracovávány;
II. právo na opravu/doplnění osobních údajů – subjekt údajů má právo, aby správce (advokátní kancelář) bez zbytečného odkladu opravil na jeho žádost nepřesné osobní údaje, které se ho týkají; neúplné osobní údaje má subjekt údajů právo kdykoli doplnit;
III. právo na výmaz osobních údajů („právo být zapomenut“) – subjekt údajů má právo, aby správce (advokátní kancelář) zlikvidoval osobní údaje, které o subjektu údajů zpracovává, pokud jsou splněny určité podmínky a subjekt údajů o to požádá;
IV. právo na omezení zpracování osobních údajů – subjekt údajů má právo, aby správce (advokátní kancelář) v určitých případech omezil zpracování jeho osobních údajů;
V. právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů – subjekt údajů má právo kdykoli vznést námitku proti zpracování, které je založeno na oprávněných zájmech správce (advokátní kanceláře), třetí strany nebo je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci;
VI. právo na přenositelnost osobních údajů – subjekt údajů má právo získat od správce (advokátní kanceláře) osobní údaje, které správci (advokátní kanceláři) poskytl, v běžném a strojově čitelném formátu; tyto údaje může následně předat jinému správci; pokud je to technicky možné, má subjekt údajů právo žádat, aby si správci předali osobní údaje mezi sebou;
VII. právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů – pokud bude správce (advokátní kancelář) zpracovávat osobní údaje subjektu údajů na základě jeho souhlasu, má subjekt údajů právo tento svůj souhlas kdykoli odvolat.
H. Stížnost
Subjekt údajů, který bude jakkoli nespokojen se zpracováním svých osobních údajů prováděným správcem (advokátní kanceláří), může podat stížnost:
I. správci (advokátní kanceláři) písemně na adrese Advokátní kancelář Chrenek, Kotrba spol. s r.o., Těšnov 1/1059, 110 00 Praha 1 nebo elektronickou poštou na adrese kancelar@chtk.cz; nebo
II. Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.