Zadavatelé, nebojte se říct si o pomoc

Zadavatelé však mají přirozenou obavu z jednání s dodavateli o předmětu veřejné zakázky. Takové jednání totiž může budit nedůvěru v očích ostatních dodavatelů či účastníků zadávacího řízení. Jednání provedené v rozporu se zákonem navíc může znamenat i postih ze strany Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže.

Právě na možnosti vyjednávání s dodavateli byl zaměřen poslední metodický den pořádaný  tímto Úřadem. Cílem metodického dne bylo přiblížit zadavatelům zákonné možnosti jednání s dodavateli, a to zejména prostřednictvím institutu předběžné tržní konzultace, zjednodušeného režimu a hlavně jednacího řízení s uveřejněním.

Metodický den proběhl ve spolupráci s Asociací pro veřejné zakázky a jednou z přednášejících byla i partnerka naší advokátní kanceláře, Mgr. Pavlína Trhalová.

Předběžné tržní konzultace

Zadavatelé mohou s dodavateli jednat o předmětu plnění před zahájením zadávacího řízení, a to prostřednictvím předběžné tržní konzultace. Pro detaily odkazujeme na náš článek, který se touto problematikou podrobně zabýval.

Jednání v průběhu zadávacího řízení

Zadavatel má dále možnost jednat s účastníky řízení i v jeho průběhu. Taková situace nastává v případě, kdy již má určitou představu o předmětu plnění, ale rád by ji ještě specifikoval či vylepšil.

Při tomto postupu zadavatel sám stanoví, v jaké fázi bude chtít s účastníky jednat a nastaví i předmět jednání. Často je využívan institut předběžné nabídky,[1] která tvoří podklad pro jednání s předpokladem změn a úprav, které vyplynou ze závěrů jednání. Pro dodavatele je předběžná nabídka nezávazná.

Ani samotný způsob jednání s účastníky není zákonem stanoven. V praxi nejčastěji jednání probíhá přes elektronickou komunikaci nebo osobně. Pokud zadavatel zvolí možnost osobního jednání s účastníky, měl by být v zájmu zachování transparentnosti zadávacího řízení ze schůzky pořízen záznam, ideálně v audiovizuální podobě. Zadavatel se může rovněž rozhodnout, zda bude jednat s každým z účastníků zvlášť, nebo se všemi účastníky společně.

Prostor k takovým jednáním dává zejména zjednodušený režim nebo jednací řízení s uveřejněním.

Zjednodušený režim

Dialog s dodavateli může zadavatel vést také při zadávání veřejných zakázek ve zjednodušeném režimu podle § 129 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZZVZ“). Je však nutno mít na paměti, že tímto způsobem lze zadávat pouze zakázky na sociální a jiné zvláštní služby.[2] Těmi jsou typicky služby zdravotní, právní, bezpečnostní, administrativní nebo poštovní.

Nespornou výhodou zjednodušeného režimu je, že průběh zadávacího řízení určuje zadavatel s ohledem na specifika zadávaných služeb. Může s účastníky zadávacího řízení jednat a může v průběhu zadávacího řízení měnit zadávací podmínky, pokud tím nejsou narušeny zásady podle § 6 ZZVZ a změněné podmínky nadále splňují podmínky pro zjednodušený režim.

V praxi bmá zjednodušené řízení nejčastěji podobu kombinace jiných druhů řízení, např. otevřeného řízení a jednacího řízení s uveřejněním.

Jednací řízení s uveřejněním

V situaci, kdy vystupuje do popředí potřeba jednat o podobě nabídky nebo části zadávacích podmínek, může zadavatel využít institutu jednacího řízení s uveřejněním (dále jen „JŘSU“).

Jednou z hlavních výhod tohoto druhu řízení je, že v oznámení o jeho zahájení není zadavatel povinen specifikovat detailně předmět veřejné zakázky.[3] Je pouze povinen stanovit tzv. minimální technické podmínky, které musí nabídka splňovat.[4] Tato skutečnost vychází ze samotného charakteru JŘSU, kdy přesná podoba předmětu plnění nemusí být zadavateli na počátku zadávacího řízení známa.

JŘSU se nejčastěji uplatňuje u rozsáhlých inovativních projektů, kdy zadavatel není na počátku zadávacího řízení schopen přesně vymezit předmět ani podmínky plnění veřejné zakázky. Zadavatel může použít JŘSU také tehdy, jestliže předchozí otevřené řízení nebo užší řízení bylo zrušeno. A to z důvodu, že po uplynutí lhůty pro podání žádostí o účast, předběžných nabídek nebo nabídek v zadávacím řízení nezbyl žádný účastník zadávacího řízení. Jednání s dodavateli je proto obvykle nutným předpokladem úspěchu řízení.

Jednání může probíhat o všech aspektech zadávacích podmínek a vlastnostech nabízeného plnění, pouze s výjimkou minimálních technických podmínek a hodnoticích kritérií. [5]

Cílem takto pojatého jednání je vyjednání konkrétních smluvních podmínek plnění předmětu veřejné zakázky, které budou následně zakotveny ve smlouvě uzavřené mezi zadavatelem a vybraným účastníkem, přičemž v průběhu jednání může na základě přípustné úpravy zadávacích podmínek a předběžných nabídek docházet také k modifikaci nabídkové ceny. [6]

Závěrem

Zadavatelům nelze vyčítat když nejsou odborníky v oblastech, ve kterých poptávají plnění prostřednictvím veřejných zakázek. Je však jejich povinností si v případě, že sami nemají dostatečné informace o dané problematice, tyto informace opatřit. Vhodným způsobem je aktivní komunikace s dodavateli, kteří se pohybují na relevantních trzích. Je ostatně nemalá šance, že právě tito dodavatele se v navazujících fázích budou chtít o plnění veřejné zakázky ucházet.