Díl 1. – Řádná valná hromada
V našem seriálu se budeme z praktického hlediska věnovat tématům ze „života“ s.r.o. a a.s. jako nejrozšířenějších forem obchodních korporací. V jednotlivých dílech se zaměříme mimo jiné na řádnou valnou hromadu, rozdělování zisku, základní a vlastní kapitál a jejich posilování, jednání za společnost, převody podílů a akcií, povinnosti členů volených orgánů a nastavování vztahů mezi společníky. Tento díl je věnovaný řádné valné hromadě a dotkneme se v něm nejčastějších otázek a problémů, se kterými se v této souvislosti setkáváme.
Jako řádná valná hromada (ŘVH) se označuje valná hromada (VH), která projednává (mimo jiné) řádnou účetní závěrku (ÚZ). Statutární orgán (jednatel, představenstvo/správní rada) je povinen svolat ŘVH tak, aby se konala do 6 měsíců od posledního dne předcházejícího účetního období (§ 181/2 zákona o obchodních korporacích /ZOK/ pro s.r.o. a 403/1 ZOK pro a.s). Zpravidla se tedy ŘVH musí konat do 30. 6., ledaže má společnost účetní období (§ 3 zákona o účetnictví), které se neshoduje s kalendářním rokem.
Uvedená lhůta je spíše lhůtou pořádkovou - její nedodržení nemá významnou sankci. Nicméně porušení této lhůty představuje neoddiskutovatelné porušení povinnosti statutárního orgánu jednat s péčí řádného hospodáře. Nejpozději by se měla ŘVH v každém případě konat do 12 měsíců od posledního dne předcházejícího účetního období, jinak nebude možné na základě zpracované ÚZ rozdělit zisk nebo jiné vlastní zdroje společnosti (srov. § 34/1 ZOK).
Pokud má společnost povinnost mít účetní závěrku ověřenou auditorem, předkládá se společníkům (akcionářům) účetní závěrka až po tomto ověření, společně s výrokem auditora.
Lhůta pro svolání VH činí u s.r.o. 15 dnů (§ 184 odst. 1 ZOK) a u a.s. 30 dnů (§ 406/1 ZOK), ledaže společenská smlouva (s.r.o.) nebo stanovy (a.s.) obsahují jinou lhůtu. V případě s.r.o. přitom musí být ve lhůtě pro svolání VH pozvánka doručena, nikoliv jen odeslána. Doručením se nicméně rozumí též uložení zásilky na poště po neúspěšném pokusu o doručení (tzv. dojití do sféry adresáta).
Pokud mezi společníky s.r.o. nepanují rozpory a chtějí se vyhnout formalismům při svolávání VH, mohou se vzdát práva na řádné (a včasné) svolání valné hromady prohlášením učiněným na valné hromadě (§ 184/3 ZOK pro s.r.o.), které se uvede v zápise z VH. V případě a.s. zákon tuto možnost neupravuje. Přikláníme se však k tomu, že to lze připustit ve stanovách.
Pozvánka na valnou hromadu musí vždy (platí pro s.r.o. i a.s.) obsahovat především místo a čas konání VH, pořad jednání (tj. jednotlivé body programu), návrhy usnesení VH a v případě a.s. též jejich zdůvodnění (viz § 407 ZOK, a to též pro některé další náležitosti u a.s.). Nestačí tedy rozeslat pouze pozvánku s programem.
Pozvánka se u s.r.o. společníkům zasílá na jejich adresu a u a.s. akcionářům oznamuje na internetových stránkách společnosti a současně zasílá na jejich adresu. Nicméně společenská smlouva a stanovy mohou stanovit i jiné požadavky, proto v podrobnostech odkazujeme na jejich znění.
V případě a.s. se společně s pozvánkou uveřejňuje též celá ÚZ (vybrané údaje již nestačí) a výroční zpráva (má-li společnost povinný audit), jinak zpráva představenstva (správní rady) o podnikatelské činnosti (§ 436 ZOK) a zpráva dozorčí rady o kontrolní činnosti (§ 447/3 ZOK). V případě s.r.o., kde taková povinnost v zákoně zakotvena není, doporučujeme dát ÚZ do přílohy pozvánky.
VH může projednat pouze záležitosti uvedené v pozvánce na VH. Záležitosti neuvedené v pozvánce lze projednat jen tehdy, jsou-li přítomni a souhlasí-li s jejich projednáním všichni společníci (akcionáři) (§ 185 ZOK pro s.r.o. a § 408/2 ZOK pro a.s.). V rámci bodu programu „různé“ a jiných obecných bodů nelze schvalovat žádná usnesení.
Společník (akcionář) se valné hromady účastní sám nebo v zastoupení zmocněncem. Plná moc na valnou hromadu musí mít písemnou formu a musí v ní být uvedeno, jestli je udělena pro jednu nebo více valných hromad, tj. valných hromad konaných v určitém období (§ 168/1 ZOK pro s.r.o. a § 399/1 ZOK pro a.s.). Generální plná moc pro účast na valné hromadě nestačí. Podpis zmocnitele nemusí být úředně ověřen, ledaže společenská smlouva či stanovy takový požadavek obsahují. Pokud se však o některém z bodu jednání valné hromady sepisuje notářský zápis, pak notáři zpravidla ověřený podpis vyžadují (máme za to, že pro to chybí zákonná opora, a nesouhlasíme s argumentací § 441/2 občanského zákoníku - má-li být o právním jednání sepisován notářský zápis, vyžaduje se pro plnou moc písemnost a ověřený podpis - neboť notářský zápis se zde nesepisuje o právním jednání, ale o rozhodnutí orgánu právnické osoby).
Pokud má společnost jediného společníka (akcionáře), valná hromada se nekoná a její působnost vykonává tento jediný společník (akcionář). O jeho rozhodnutí, které bude shodné s obsahem usnesení ŘVH, se sepisuje rozhodnutí jediného společníka (akcionáře), které musí být doručeno společnosti.
V době koronavirové může být praktické konat ŘVH distančně. Z tohoto důvodu upozorňujeme na možnost rozhodování tzv. postupem per rollam, tj. písemným hlasováním, kdy statutární orgán zašle společníkům (akcionářům) návrh rozhodnutí včetně podkladů pro jeho schválení, a ti se k němu vyjádří ve stanovené lhůtě, která činí nejméně 15 dnů. Tato alternativa platí v případě s.r.o. (§ 175 ZOK), pokud to společenská smlouva nevyloučí, a v případě a.s. (§ 418 ZOK), pokud to stanovy připouští.
ŘVH rozhoduje především o schválení účetní závěrky a rozdělení zisku nebo jiných vlastních zdrojů (zejména kapitálových fondů) či vypořádání ztráty.
Zisk lze (i) převést na účet nerozdělený zisk minulých let (tj. společnost si jej ponechá pro další rozvoj), (ii) rozdělit jako dividendu mezi společníky (akcionáře), a pokud tak připouští společenská smlouva či stanovy, tak i mezi jiné osoby (§ 34/1 ZOK), tj. zpravidla členy volených orgánů (tzv. tantiéma), nebo (iii) použít na úhradu ztrát minulých let. Rozdělování zisku se budeme věnovat příštím díle tohoto seriálu.
Ztrátu lze vypořádat (i) převodem na účet neuhrazených ztrát minulých let, (ii) vypořádáním oproti nerozdělenému zisku z minulých let nebo některému z kapitálových fondů, se kterými může společnost volně disponovat, nebo (iii) snížením základního kapitálu (to však vyžaduje notářský zápis o rozhodnutí VH a dodržení procedury snížení základního kapitálu).
Doporučujeme nezapomenout též na schválení auditora pro další účetní období, pokud má společnost povinný audit ÚZ.
Při přípravě ŘVH pro a.s. dále doporučujeme zkontrolovat, zda se neblíží skončení funkčního období členů představenstva nebo dozorčí rady, resp. správní rady, upravené ve stanovách (z historických důvodů zpravidla činí 5 let). Tato kontrola se provádí podle data vzniku členství zapsaného v obchodním rejstříku. Členy volených orgánů, kterým končí funkční období, doporučujeme opětovně zvolit na funkční období další (samozřejmě pokud nemají být nahrazeni jinými osobami) a do obchodního rejstříku zapsat nové datum vzniku funkce, nebo alespoň do sbírky listin založit doklad o jejich nové volbě (tj. zápis z VH nebo výpis z konkrétního usnesení). Dodáváme, že jednatelé v s.r.o. funkční období nemají.
Po konání valné hromady je třeba založit dokumenty do sbírky listin (§ 66 zákona o veřejných rejstřících), a to (i) ÚZ (eventuálně též konsolidovanou ÚZ), (ii) výroční zprávu (platí pro auditované účetní jednotky), (iii) návrh rozdělení zisku nebo jiných vlastních zdrojů anebo vypořádání ztráty a jejich konečnou podobu, nejsou-li součástí účetní závěrky, a (iv) zprávu auditora o ověření ÚZ. Založení zápisu z ŘVH do sbírky listin zákon nevyžaduje, nicméně lze tímto způsobem splnit požadavek na předložení konečné podoby návrhu na rozdělení zisku nebo na úhradu ztráty. Tyto dokumenty je třeba založit ve lhůtě 30 dnů od schválení ze strany VH, v každém případě (i bez schválení) do 12 měsíců od rozvahového dne zveřejňované ÚZ (§ 21a zákona o účetnictví) s případným údajem, že účetní záznamy nebyly schváleny.
V příštím díle tohoto seriálu se zaměříme na rozdělování zisku a jiných vlastních zdrojů, včetně vyplácení zálohy na dividendy.
autoři:
Jan Široký, advokát
Dana Dušková, advokát
