Rozhodnutí ředitele Úřadu Evropské unie pro duševní vlastnictví (EUIPO) č. EX-20-9 o komunikaci prostřednictvím elektronických prostředků

K rozhodnutí obecně

V listopadu 2020 vydal výkonný ředitel Úřadu Evropské unie pro duševní vlastnictví (dále „EUIPO“) rozhodnutí č. EX-20-9 (dále „rozhodnutí“), kterým dochází ke zrušení možnosti faxové komunikace pro veškeré postupy týkající se ochranných známek EU a zapsaných průmyslových vzorů Společenství, a to s účinností od 1. března 2021.  

Přestože je zrušení této formy komunikace v dnešním digitálním světě logickým krokem, vyjádřila řada odborníků s rozhodnutím nesouhlas  s odůvodněním, že zrušením možnosti faxové komunikace dojde k omezení možností komunikace týkající se ochranných známek EU a zapsaných průmyslových vzorů Společenství především u méně zkušených či starších lidí. 

Změny

Na základě rozhodnutí dojde od 1. března 2021 k  posílení role tzv. „User Area“, což je uživatelské rozhraní vytvořené EUIPO umožňující uživatelům spravovat celé své portfolio ochranných známek EU a zapsaných průmyslových vzorů Společenství. Mezi nejdůležitější změny patří:

• vedení veškeré komunikace mezi uživatelem a EUIPO (včetně např. přihlášky ochranných známek) výlučně elektronicky prostřednictvím tohoto uživatelského rozhraní;
• nemožnost opt-outu uživatele, kterým by se uživatel „vyvázal“ z povinnosti výlučné elektronické formy komunikace prostřednictvím uživatelského rozhraní\
• elektronické sdělení ze strany EUIPO bude považováno za doručené pátým kalendářním dnem následujícím po dni, kdy bylo umístěno do schránky přijaté pošty uživatele bez ohledu na to, zda si jej příjemce skutečně otevřel a přečetl;
• zasílání sdělení EUIPO poštou či kurýrem bude umožněno výlučně v situacích, kdy elektronická komunikace bude znemožněna z technických důvodů.

Uživatelem může být jak vlastník (přihlašovatel), tak i osoba, která ve vztahu k EUIPO plní např. roli zástupce. Prostřednictvím uživatelského rozhraní by pak měl zástupce mít možnost (po doložení příslušného plnomocenství) spravovat záležitosti vlastníka vztahující se k tomu kterému právu registrovanému u EUIPO. Jak bude v praxi fungovat dvojí přístup (vlastníka a zástupce) např. k jedné ochranné známce se ukáže v prvních měsících po účinnosti rozhodnutí.

Záložní systémy

V případě nedostupnosti služeb z technických nebo jiných důvodů zprovozní  EUIPO dva záložní systémy, a to: 

• „upload“ řešení a 
•  „file-sharing“ řešení. 

Záložní „upload“ řešení se bude nacházet v sekci „Komunikace“ systému „User area“ a jedná se o obecnou platformu pro nahrávání a odesílání dokumentů adresovaných EUIPO v situacích uvedených výše. Záložní „file-sharing“ řešení pak bude existovat mimo systém „User area“ a bude fungovat tak, že Informační středisko EUIPO poskytne na požádání uživatelům systému „User area“ přístup k zabezpečenému prostoru pro sdílení souborů, kam budou moci příslušné dokumenty nahrát. Půjde ovšem zcela výlučně o prostředek ultima ratio (pro situace, kdy veškeré primární komunikační systémy v „User area“ nefungují). 

Ve vztahu k záložním systémům pak nelze opominout jednu důležitou skutečnost. Podání činěná vůči EUIPO prostřednictvím těchto záložních systému budou považována za doručená okamžikem jejich nahrání. Nicméně, přihlášky ochranných známek EU a průmyslových vzorů Společenství, jež byly nahrány prostřednictvím těchto záložních systémů, budou muset být následně opakovaně podány prostřednictvím systému „User area“, a to ve lhůtě tří pracovních dnů.  V případě nedodržení této lhůty bude původní přihláška (nahraná prostřednictvím záložních systémů) považována za nedoručenou. Není potřeba připomínat, že tato skutečnost je důležitá zejména s ohledem na právo přednosti. Následek nedoručení je relevantní také pro žádosti o obnovu ochranné známky EU či zapsaného průmyslového vzoru Společenství. Tyto žádosti je nutno podávat (prostřednictvím záložních systémů) v časovém období tří pracovních dnů před uplynutím původní či prodloužené lhůty pro podání žádosti o obnovu. Jakékoliv podání obsahující žádost o obnovu učiněné (prostřednictvím záložních systémů) mimo výše zmíněné časové období bude považováno za nedoručené.  

Závěr

Rozhodnutí výkonného ředitele EUIPO č. EX-20-9 tedy dává poslední sbohem faxu, jakožto komunikačnímu prostředku s EUIPO a jen čas ukáže, zda přechod na plně elektronickou formu komunikace mezi EUIPO a uživateli bude tím správným řešením. Samozřejmostí zůstává, že EUIPO bude i nadále přijímat podání činěná prostřednictvím pošty či kurýra, ovšem poplatky za tato „papírová“ podání budou zásadně vyšší než za ta elektronická.