Konzultace ještě před vypsáním veřejné zakázky: jak na to?

Notoricky známé pravidlo veřejných zakázek říká, že za přípravu a úplnost zadávací dokumentace (dále jen „ZD“) je odpovědný zadavatel.[1] Dynamika rozvoje moderního světa, a zejména technologií, však s sebou přináší situace, kdy občas ani samotný zadavatel veřejné zakázky přesně neví, co je či není reálné po dodavatelích požadovat. Typickým příkladem jsou zakázky na rozvíjejících se trzích, o jejichž úskalích jsme podrobněji informovali v článku ZDE[LM1] [2]. Zadavatelé naštěstí mohou využít zákonné možnosti, jak s odborníkem či přímo potenciálním dodavatelem předmět plánované veřejné zakázky probrat. K takové konzultaci slouží institut předběžné tržní konzultace (dále jen „PTK“).

Druhy PTK

Zadavatel je oprávněn konzultovat přípravu ZD s odborníky či dodavateli.[3] Konzultace s odborníky je pro mnoho zadavatelů již poměrně rutinní praxí. PTK s potenciálními dodavateli, však u zadavatelů stále budí jisté obavy, ačkoliv k tomu není důvod.

PTK s dodavateli lze rozdělit na individuální a hromadné. Individuální PTK ve většině případů nemusí ze své podstaty poskytnout plastickou představu o relevantním trhu, možnostech a schopnostech relevantních dodavatelů, jejich cenách apod. Lze ji tedy doporučit pouze u velmi specifických případů.

Hromadné PTK slouží k oslovení relevantního nebo neomezeného počtu dodavatelů. Tímto postupem zadavatel zároveň může předcházet žádostem o vysvětlení ZD nebo námitkám ze strany dodavatelů, neboť jejich připomínky může zohlednit již v rámci přípravy ZD[4], kde není vázán lhůtami a dalšími formalitami jako u zmíněných institutů v průběhu zadávacího řízení.

Specifickým druhem hromadné PTK je tzv. „Meet the buyer“. V České republice jde o poměrně nový způsob komunikace s potencionálními dodavateli, nicméně v zahraničí se těší značné oblibě. Zadavatel v rámci těchto PTK seznamuje potencionální dodavatele s principy a prioritami v rámci plánovaných veřejných zakázek (například představy zadavatele o naplnění zásad sociálně odpovědného nebo environmentálně odpovědného zadávání apod.[5]), přičemž dodavatelé se jim následně mohou přizpůsobit již před samotným zahájením jednotlivých zadávacích řízení.

Průběh a dokumentace PTK

Zadavatelé standardně postupují tak, že účastníkům PTK představí svůj záměr a následně jim předloží k zodpovězení dotazy či jim dají prostor k vyjádření a popisu jejich představy a variant realizace předmětu plnění. Tyto informace pak zadavatel vyhodnotí a případně zohlední v ZD. S tím souvisí i povinnost průběh PTK náležitě zdokumentovat, aby byla zachována zásada transparentnosti.[6]

Zadavatel je v rámci PTK povinen s účastníky komunikovat písemně. Ústní komunikace je možná, pokud je její průběh dostatečně zdokumentován.[7] Zadavatel je zároveň povinen v ZD uvést, kterou část zpracovala osoba odlišná od zadavatele, tedy například zmíněný odborník, a které části ZD jsou výsledkem PTK. Zadavatel je zároveň povinen v ZD uvést osoby, které se PTK zúčastnily.[8]

Účast v PTK a její vliv na účast v zadávacím řízení

Zásadní obavou zadavatelů v souvislosti s PTK je, zda se účastník PTK či oslovený odborník může následně účastnit zadávacího řízení. Účast takového dodavatele možná je.[9] Zadavatel je však povinen zajistit, aby takovou účastí nedošlo k narušení hospodářské soutěže[10] nebo ke vzniku střetu zájmů[11]. V případě, že by k uvedenému došlo, je zadavatel v krajním případě oprávněn takového účastníka ze zadávacího řízení vyloučit.[12]

Pokud však zadavatel řádně označí část ZD, která byla vypracována odborníkem, řádně označí osoby odlišné od zadavatele, které se podílely na tvorbě ZD, stanoví v navazujícím zadávacím řízení dostatečnou lhůtu pro podání nabídek nebo přijme jiná vhodná opatření k předcházení střetu zájmů a narušení hospodářské soutěže, pak není důvod, proč by se dodavatelé, kteří se účastnili PTK nebo se podíleli na tvorbě ZD, nemohli účastnit zadávacího řízení.

Závěrem

Závěrem lze konstatovat, že PTK je vhodným nástrojem, který slouží zadavatelům v komplikovanějších veřejných zakázkách k přípravě zadávacích podmínek, které zajistí výběr kvalifikovaného dodavatele při zachování hospodářské soutěže.